Intern Procedure
Artikel 30 Databeskyttelsesloven:
Fortegnelsen dækker frimenigheden Kirken ved Tange Sø(herefter kaldet KVTS.
Kirken ved Tange Sø
Søndermarksgade 12
DK-8643 Ans By
Procedure ansvarlig: Lars Thorlund +4521252723
Procedure indhold:
- Menighedens kerneaktivitet
- Fastlæggelse af
- databehandlere
- Datakategorier standard og følsomme
- Opbevaring og sletning af personfølsomme data
- Overførsler/ladelser
- Databehandlinger
- Hjemmel/grundlag
- IT.- systemer
- Implementering og opfølgning
- Samtykke erklæring
- Samtykkeerklæring IT-leverandører og andre acces.
- Logbog
1. KVTS kerneaktivitet
Menigheden er en evangelisk-luthersk frimenighed som nævnt i den folkekirkelige frihedslovgivning.
Menighedens ambition er følgende:
Nærværende bibeltro forkyndelse, forvaltning af dåb og nadver.
At forkynde Jesus Kristus som korsfæstet og opstanden, til frelse for alle mennesker.
Bøn, lovsang og taksigelse er en naturlig del af menigheden.
Menighedsfælleskab hvor der er plads til alle.
2. Fastlæggelse af databehandlere
Data i form af lønoplysninger og ansættelsesforhold, herunder ansøgninger og ansættelsesaftaler varetages af kasseren og formanden.
Data om medlemmer og leverandører varetages af kasséren.
Alle IT systemer er beskyttet af personlige adgangskoder.
3. Datakategorier
Standard data.
KVTS opbevarer indmeldesblanketter aflåst.
Følsomme HR-data
Lovbestemte data om ansatte såsom ansøgninger, samt data der er nødvendige for at opretholde ansættelsesforholdet.
Uddannelses/erfaringsdata om og billeder af ansatte på hjemmeside og facebook.
Data om arbejdsskader opbevares i henhold til lovgivning.
Løn og indberetninger om ansatte til det offentlige opbevares i mapper og i IT system.
4. Opbevaring og sletning af personfølsomme data
Løn og ansættelsesforhold opbevares uden adgang for andre end kasseren og formanden.
Løn og ansættelsesforhold slettes 5 år efter ansættelsesopholdets ophør.
Ansøgninger opbevares på mailkonto og slettes efter 6 måneder.
Arbejdsskader opbevares uden adgang for andre end kasséren
Arbejdsskader slettes efter 20 år.
Udannelses/erfaringsdata om ansatte skal slettes umiddelbart efter ansættelsesophør.
Markedsføringsmateriale må ikke gentrykkes med ansatte der ikke længere er ansat.
5. Overførelser/ladelser
Ingen
6. Databehandlinger
Følsomme data medlemmer.
Alle følsomme data om medlemmer må kun anvendes i forbindelse med opnå skattefradrag for gave givet til KVTS, samt regristering i ELN´s begravelses hjælp.
Følsomme data ansatte
Alle følsomme data må kun anvendes mellem menigheden og dens ansatte med henblik på at opretholde ansættelsesforholdet. Der må ikke anvendes personfølsomme data internt eller eksternt.
Enhver henvendelse om udlevering af person følsomme data skal omdirigeres til procedure ansvarlig.
Følsomme data hvor medarbejder har givet samtykke må kun anvendes til det formål der er angivet i samtykkeerklæringen som den ansatte har accepteret skrifteligt.
7. Hjemmel/grundlag
Enhver henvendelse om persondata i KVTS skal rettes til procedure ansvarlig. Den til enhver tid procedure ansvarlige fremgår af logbogen.
Samtykkeerklæringer medlemmer fremgår af særskilt blanket.
Samtykkeerklæringer ansatte fremgår af særskilt blanket.
Enhver klager om behandling eller opbevaring af person følsomme data skal rettes til den ansvarlige for proceduren.
8. IT-systemer
KVTS anvender følgende IT-systemer
E-conomic
Dinero
www.kirkenvedtangesoe.dk
Alle systemer er beskyttet med personlige log-in og passwords.
9. Implementering og opfølgning.
Alle medlemmer har læst og er orienteret om proceduren.
Procedure udleveres ved indmeldelse
Proceduren revideres 1. gang årligt
Procedure medtages på alle fremtidige menighedrådsmøder.
10. Samtykkeerklæring
11. Samtykke leverandører
Følgende leverandører har kritisk adgang til person følsomme data i KVTS
Danløn
Aftale indgået ja
Dinero
Aftale indgået ja
Jyske Bank
Aftale indgået, banker er fritaget for dette.
Eln´s begravelsesforening
Aftale indgået ja
Skat.dk
Aftale indgået ja
11. Logbog
Logbog føres af kasséren og har sit eget punkt på hvert menighedsrådsmøde